Introduction
La certification Qualiopi repose sur le Référentiel National Qualité (RNQ), qui se compose de sept critères principaux et de 32 indicateurs. Ce référentiel définit les exigences que les organismes de formation, de bilan de compétences, ou de VAE doivent respecter pour garantir la qualité de leurs prestations.
Lors de l’audit Qualiopi, chaque critère est scruté à la loupe par l’auditeur, qui s’appuie sur ces indicateurs pour évaluer la conformité de vos pratiques. Comprendre ces critères et savoir comment répondre aux attentes est essentiel pour préparer votre audit et obtenir la certification. Dans cet article, nous décryptons les critères et indicateurs clés de Qualiopi, en mettant en lumière ce qu’ils impliquent et comment s’y conformer.
Critère 1 : L’information des publics sur les prestations proposées
Le premier critère du RNQ exige que vous fournissiez des informations claires, complètes, et accessibles sur vos prestations. Ces informations doivent permettre aux bénéficiaires de comprendre les objectifs de la formation, les modalités pédagogiques, les délais, et les coûts.
Pour répondre à ce critère, vous devez fournir des preuves comme :
- Des fiches descriptives de vos formations.
- Une page internet ou des supports détaillant vos prestations.
- Les conditions générales de vente ou de prestation.
Lors de l’audit, l’auditeur vérifiera que ces documents sont cohérents, bien organisés, et mis à disposition de vos bénéficiaires. Assurez-vous de répondre à toutes les questions potentielles avant qu’elles ne se posent.
Critère 2 : L’identification précise des besoins des bénéficiaires
Ce critère vise à démontrer que vos prestations sont adaptées aux besoins de vos apprenants. L’auditeur cherchera à savoir comment vous identifiez ces besoins avant, pendant, et après la formation.
Les éléments à fournir incluent :
- Des questionnaires ou des entretiens préalables permettant de comprendre les attentes des apprenants.
- Des bilans intermédiaires et finaux pour ajuster vos prestations en cours de formation.
- Des exemples concrets montrant l’adaptation de vos formations à des besoins spécifiques.
L’adéquation entre les attentes identifiées et le contenu de vos prestations est essentielle pour répondre à ce critère.
Critère 3 : L’accompagnement et le suivi des bénéficiaires
L’accompagnement des apprenants est un pilier central de Qualiopi. Ce critère évalue la qualité de votre suivi avant, pendant et après la prestation. L’objectif est de garantir que chaque bénéficiaire reçoit un appui individualisé tout au long de son parcours.
Pour prouver votre conformité, préparez :
- Les emails ou documents expliquant les modalités d’accompagnement.
- Les bilans de suivi ou les comptes rendus d’échanges avec les apprenants.
- Les dispositifs d’aide mis en place pour répondre aux difficultés éventuelles.
Un suivi structuré, documenté et traçable sera votre meilleur allié pour ce critère.
Critère 4 : L’adéquation des moyens pédagogiques et techniques
Ce critère évalue si vos moyens humains, matériels, et pédagogiques sont adaptés aux objectifs de vos prestations. L’auditeur s’assurera que vous disposez des ressources nécessaires pour garantir la qualité de vos formations.
Pour être en conformité, fournissez :
- La liste de vos équipements (salles, outils numériques, logiciels).
- Les CV et qualifications des formateurs ou intervenants.
- Des exemples de supports pédagogiques utilisés dans vos formations.
L’objectif est de montrer que vos ressources sont suffisantes et bien utilisées pour répondre aux attentes des apprenants.
Critère 5 : L’inclusion et l’accessibilité pour tous les publics
La certification Qualiopi impose de garantir l’accès de vos prestations à tous les publics, y compris les personnes en situation de handicap. Ce critère est une obligation légale, et l’auditeur sera particulièrement attentif à la manière dont vous prenez en compte ces besoins spécifiques.
Les preuves à fournir incluent :
- Une politique claire en matière d’accessibilité.
- Les coordonnées d’un référent handicap identifié dans votre organisme.
- Des exemples d’adaptations réalisées pour des apprenants avec des besoins spécifiques.
Être capable de démontrer votre engagement envers l’inclusion est indispensable pour réussir l’audit.
Critère 6 : Le recueil et la prise en compte des retours des bénéficiaires
La gestion des retours des apprenants est un indicateur clé pour démontrer que vous êtes engagé dans une démarche d’amélioration continue. Ce critère implique de collecter, d’analyser et d’exploiter les retours des bénéficiaires pour améliorer vos prestations.
Pour répondre à ce critère, vous devez présenter :
- Les questionnaires ou outils utilisés pour recueillir les retours.
- Les résultats de ces enquêtes et leur analyse.
- Les actions correctives mises en place à la suite des feedbacks.
Ce processus doit être systématique et documenté pour prouver votre engagement dans l’amélioration continue.
Critère 7 : L’amélioration continue des prestations
Le dernier critère du RNQ concerne la mise en œuvre d’une démarche d’amélioration continue. Il s’agit de montrer que vous êtes capable d’évoluer en fonction des retours, des innovations pédagogiques, et des changements dans votre secteur d’activité.
Pour satisfaire à ce critère, fournissez :
- Des preuves de veille sectorielle (abonnements à des revues, participation à des conférences, etc.).
- Des exemples de mises à jour ou d’évolutions dans vos formations.
- Un registre ou un plan d’action documentant les améliorations apportées.
L’auditeur cherchera à vérifier que cette démarche est ancrée dans vos pratiques et qu’elle n’est pas simplement déclarative.
Conclusion
Réussir votre certification Qualiopi repose sur une bonne compréhension des critères et des indicateurs du Référentiel National Qualité. En anticipant les attentes des auditeurs et en préparant des preuves claires et structurées, vous maximisez vos chances de réussite.
Chaque critère du RNQ est une opportunité de renforcer la qualité de vos prestations et d’améliorer votre organisation. Au-delà de l’obtention de la certification, cette démarche vous permet de gagner en crédibilité, de garantir la satisfaction des apprenants et de pérenniser votre activité dans un secteur toujours plus exigeant.