Depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est obligatoire pour tous les prestataires souhaitant bénéficier de fonds publics ou mutualisés. Ce cadre s’applique directement aux organismes de formation, mais qu’en est-il de Qualiopi pour un prestataire sous-traitant ? La question revient souvent, et la réponse dépend de plusieurs facteurs liés à votre activité, vos missions et vos clients directs.
Dans un écosystème où la sous-traitance pédagogique est fréquente, il est essentiel de comprendre si vous êtes concernés par les obligations du référentiel Qualiopi. En tant que prestataire de formation, intervenant occasionnel, ou encore consultant indépendant, vous pouvez être amené à intervenir pour un organisme certifié. Votre statut, vos responsabilités, et le type d’intervention vont alors déterminer votre niveau d’implication.
Sous-traitant de formation : comment vous positionner face à Qualiopi ?
Tout prestataire qui dispense des actions de formation pour le compte d’un organisme principal entre dans le périmètre de la sous-traitance pédagogique. Si vous intervenez dans ce cadre, vous n’êtes pas directement concerné par l’obligation d’être certifié Qualiopi. C’est l’organisme donneur d’ordre, celui qui contractualise avec le client final, qui doit l’être.
Cependant, votre rôle reste essentiel. En effet, l’organisme certifié doit démontrer qu’il contrôle la qualité de ses sous-traitants. Cela implique souvent de vous imposer des exigences précises : transmission de documents, traçabilité de vos interventions, participation aux évaluations de satisfaction ou encore respect des process internes.
Si vous êtes formateur indépendant ou consultant externe, vous devez donc connaître les bases du référentiel Qualiopi. Vous n’êtes pas tenu d’être certifié, mais vous devez souvent respecter des critères indirectement. Par exemple, vous devrez peut-être prouver vos compétences, fournir des supports adaptés, ou suivre les évolutions pédagogiques imposées par l’organisme donneur d’ordre.
Comprendre votre rôle vous permettra d’éviter des refus de mission, de mieux collaborer avec vos clients, et de valoriser votre approche qualité.
Êtes-vous tenu d’être certifié si vous facturez en direct ?
La réponse dépend du mode de contractualisation. Si vous facturez directement au client final, qu’il s’agisse d’une entreprise, d’un OPCO ou d’un financeur public, vous devenez un prestataire de formation à part entière. Dans ce cas, la certification Qualiopi devient obligatoire pour que vos actions soient financées.
Cela signifie que votre statut de sous-traitant ne vous exonère pas systématiquement. La frontière entre sous-traitance et prestation directe repose sur la relation commerciale. Dès lors que vous êtes le principal interlocuteur du client, vous entrez dans le champ d’application de Qualiopi.
Cette situation est fréquente dans les montages hybrides : un formateur indépendant intervient parfois en direct, parfois en sous-traitance. Dans ce cas, il doit analyser chaque contrat pour déterminer s’il doit obtenir la certification. S’il facture à un organisme certifié, il peut s’en passer. S’il facture directement, il devra être certifié pour que ses prestations soient finançables.
Il est donc essentiel de clarifier votre statut contractuel et de vous faire accompagner pour éviter les erreurs d’interprétation.
Comment prouver votre conformité sans être certifié Qualiopi ?
Si vous êtes sous-traitant, vos clients certifiés peuvent vous demander de démontrer que vos pratiques sont conformes au référentiel Qualiopi. Cela peut passer par des documents à fournir ou des actions à entreprendre : transmission d’un CV actualisé, description de vos méthodes pédagogiques, preuve de suivi des stagiaires, analyse des résultats ou gestion des réclamations.
Vous pouvez aussi être invité à signer une charte qualité ou une convention de sous-traitance. Ces documents formalisent vos engagements vis-à-vis du référentiel RNQ. Bien qu’ils ne soient pas obligatoires, ils facilitent la collaboration et sécurisent la conformité de l’organisme donneur d’ordre.
Il est donc vivement recommandé de constituer un dossier qualité à jour. Il n’est pas nécessaire d’avoir tous les documents imposés par Qualiopi, mais vous devez montrer que vos pratiques s’inscrivent dans une logique professionnelle et structurée.
Pour vous y aider, nous avons conçu un Pack Qualiopi adapté aux sous-traitants. Ce kit contient les modèles essentiels pour répondre aux demandes des organismes certifiés, sans vous surcharger. Il vous permet d’être réactif, rigoureux et compatible avec les exigences du référentiel.
Être sous-traitant ne dispense pas de se former à Qualiopi
Même sans obligation d’être certifié, il est judicieux de suivre une formation Qualiopi. Pourquoi ? Parce que cela vous permet de comprendre le cadre dans lequel évoluent vos clients. Vous devenez un interlocuteur de confiance, capable de collaborer efficacement dans une logique qualité.
Cette montée en compétences est aussi un atout commercial. Les organismes de formation préfèrent travailler avec des sous-traitants qui connaissent les indicateurs Qualiopi et comprennent les attentes de l’audit. Vous devenez plus autonome, plus professionnel, et plus attractif.
En vous formant, vous anticipez aussi une évolution possible de votre activité. Si un jour vous décidez de proposer vos propres formations, vous serez prêt à engager la démarche de certification Qualiopi.
Nous proposons une formation Qualiopi spécialement pensée pour les sous-traitants. Elle vous permet de comprendre les fondamentaux du référentiel, d’adapter vos pratiques, et de préparer votre propre transition vers la certification si nécessaire.
Sous-traitance et certification : les bons réflexes à adopter
Pour résumer, être sous-traitant dans la formation ne signifie pas rester en dehors du cadre Qualiopi. Au contraire. Même sans obligation de certification, vous êtes concerné par les exigences du référentiel Qualiopi à travers vos engagements contractuels.
La meilleure stratégie consiste à anticiper. Clarifiez votre statut à chaque mission. Constituez un dossier qualité complet. Formez-vous pour comprendre les logiques du RNQ. Et montrez à vos clients que vous êtes un partenaire fiable.
En agissant ainsi, vous renforcez votre position sur le marché. Vous répondez aux attentes des organismes certifiés. Et surtout, vous gagnez en crédibilité et en professionnalisme.
Nous sommes là pour vous accompagner. Notre Pack Qualiopi pour sous-traitants et nos formations dédiées vous offrent toutes les clés pour évoluer dans un cadre sécurisé, conforme et valorisant.