Lorsqu’un organisme de formation s’engage dans une démarche de certification Qualiopi, il est confronté à plusieurs types d’audits pour garantir la conformité aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). Parmi ces audits, l’audit initial et l’audit interne jouent des rôles essentiels dans la préparation et l’obtention de la certification. Mais quelles sont les différences entre ces deux types d’audits ? Cet article vous propose de découvrir leurs spécificités pour mieux les comprendre et bien vous y préparer.
Qu’est-ce que l’audit initial Qualiopi ?
L’audit initial Qualiopi est la toute première évaluation officielle de votre organisme de formation dans le cadre du processus de certification. Cet audit est réalisé par un organisme certificateur accrédité et a pour objectif de vérifier que vous répondez aux critères du Référentiel National Qualité (RNQ). L’audit initial est déterminant car il conditionne l’obtention de la certification Qualiopi. Il se déroule généralement après une période de préparation de l’organisme, durant laquelle ce dernier a mis en place des processus internes pour se conformer aux exigences.
Lors de cet audit initial, le certificateur examine en profondeur l’ensemble des processus de l’organisme. Il passe en revue les critères comme la gestion des bénéficiaires, la traçabilité des actions de formation, la gestion des ressources humaines, la relation avec les financeurs, et surtout la mise en place d’une démarche d’amélioration continue. L’audit se base sur des preuves concrètes comme des documents, des retours d’expérience ou des procédures internes. Si des écarts mineurs sont constatés, l’organisme de formation a généralement un délai pour les corriger avant de recevoir la certification.
Cet audit est fondamental pour les organismes de formation car il marque le début du cycle de certification qui dure trois ans. En cas de succès, l’organisme reçoit la certification Qualiopi, lui permettant ainsi d’accéder à des financements publics ou mutualisés. En revanche, si l’organisme ne respecte pas suffisamment les critères du RNQ, la certification peut être refusée, obligeant à de nouvelles démarches pour la conformité. Une préparation rigoureuse est donc essentielle pour réussir cet audit.
Qu’est-ce que l’audit interne Qualiopi ?
L’audit interne Qualiopi est un audit réalisé en interne par l’organisme de formation lui-même ou avec l’aide d’un consultant externe, mais sans intervention directe d’un organisme certificateur. L’objectif principal de cet audit est de préparer l’organisme pour les audits externes, tels que l’audit initial ou l’audit de surveillance. Il permet d’identifier en amont les écarts éventuels par rapport aux critères du Référentiel National Qualité, et de corriger ces écarts avant un audit officiel. C’est un exercice stratégique qui aide l’organisme à mieux comprendre ses points forts et ses faiblesses.
L’audit interne peut être réalisé à n’importe quel moment, mais il est particulièrement recommandé de le faire avant les audits externes, comme l’audit initial ou l’audit de renouvellement. Il s’agit d’une étape proactive qui permet de valider la conformité des processus internes et de garantir une préparation optimale. Contrairement à l’audit initial, l’audit interne n’a pas de conséquences directes sur la certification elle-même, mais il joue un rôle clé dans la réussite des audits officiels.
Lors de l’audit interne, les responsables de qualité passent en revue les mêmes critères que ceux de l’audit initial, en se basant sur les mêmes documents et procédures que ceux demandés lors de l’audit officiel. Le but est de s’assurer que tout est conforme et que toutes les preuves nécessaires sont bien en place. L’audit interne est souvent vu comme une répétition générale avant l’audit officiel. En cas de découverte d’écarts, l’organisme peut immédiatement mettre en œuvre des actions correctives, ce qui réduit considérablement les risques lors de l’audit officiel.
Différences majeures entre l’audit initial et l’audit interne
Bien que l’audit initial et l’audit interne aient pour objectif commun de garantir la conformité aux critères du Référentiel National Qualité, ils diffèrent par plusieurs aspects essentiels. Premièrement, l’audit initial est réalisé par un organisme certificateur accrédité et externe, tandis que l’audit interne est réalisé en interne par l’organisme de formation lui-même ou avec l’aide d’un consultant externe. Cette différence de nature entre les auditeurs fait que l’audit initial est obligatoire pour obtenir la certification Qualiopi, tandis que l’audit interne est volontaire mais fortement recommandé pour mieux se préparer.
Ensuite, les conséquences de ces deux audits ne sont pas les mêmes. L’audit initial est décisif pour l’obtention de la certification : en cas de non-conformité, l’organisme peut voir sa demande de certification refusée ou retardée. L’audit interne, quant à lui, n’a pas d’impact direct sur la certification, mais il permet de prévenir les risques liés aux écarts. C’est un outil de diagnostic qui aide à mieux aborder les audits officiels avec plus de sérénité et de confiance.
Enfin, l’audit interne est souvent plus flexible que l’audit initial en termes de timing et de critères examinés. Il peut être réalisé à plusieurs moments du cycle de certification pour s’assurer que l’organisme reste toujours conforme. En revanche, l’audit initial est planifié par l’organisme certificateur et ne laisse que peu de marge de manœuvre en termes de calendrier ou de critères. Cette différence rend l’audit interne indispensable pour anticiper et s’assurer de la conformité continue avant l’audit officiel.