La certification Qualiopi repose sur un système d’audits réguliers visant à garantir que les organismes de formation respectent continuellement les critères de qualité définis par le Référentiel National Qualité (RNQ). Deux audits majeurs rythment ce processus : l’audit de surveillance et l’audit de renouvellement. Mais quelles sont les différences entre ces deux types d’audits ? Cet article vous propose un décryptage complet pour bien comprendre leurs spécificités et mieux vous y préparer.
Qu’est-ce que l’audit de surveillance Qualiopi ?
L’audit de surveillance Qualiopi est une étape intermédiaire dans le processus de certification. Il a lieu généralement entre 14 et 22 mois après l’obtention de la certification initiale. Le but de cet audit est de vérifier que l’organisme de formation continue à respecter les critères du Référentiel National Qualité (RNQ). Contrairement à l’audit initial, l’audit de surveillance n’examine pas l’ensemble des critères du RNQ, mais se concentre sur certains points spécifiques jugés critiques pour garantir la pérennité du système qualité.
Cet audit permet à l’organisme certificateur de s’assurer que les pratiques mises en place lors de la certification initiale sont toujours appliquées de manière rigoureuse et cohérente. Par exemple, il peut vérifier la gestion des retours des bénéficiaires, la traçabilité des actions de formation ou encore la mise en œuvre des actions correctives en cas de non-conformité. En cas de non-respect de certains critères, l’audit de surveillance peut déboucher sur la mise en place d’actions correctives dans un délai imparti pour conserver la certification.
L’audit de surveillance est donc un contrôle intermédiaire qui permet à l’organisme de formation de corriger ses pratiques si des écarts sont détectés. Cela permet de maintenir une dynamique d’amélioration continue et de préparer au mieux l’audit de renouvellement qui interviendra plus tard. Une bonne préparation et une gestion efficace de la qualité au quotidien sont essentielles pour aborder cet audit en toute sérénité.
Qu’est-ce que l’audit de renouvellement Qualiopi ?
L’audit de renouvellement Qualiopi, quant à lui, intervient à la fin du cycle de certification de trois ans. Cet audit est beaucoup plus complet que l’audit de surveillance, car il couvre l’ensemble des critères du Référentiel National Qualité. L’objectif est de réévaluer en profondeur toutes les pratiques de l’organisme de formation pour vérifier qu’il est toujours en conformité avec les exigences du référentiel. Le bon déroulement de cet audit est essentiel pour obtenir une nouvelle certification valable pour une période de trois ans.
Lors de l’audit de renouvellement, l’organisme certificateur va évaluer des éléments tels que la gouvernance de l’organisme, la gestion des ressources humaines, la relation avec les bénéficiaires et les financeurs, ainsi que la mise en place de l’amélioration continue. Tous ces aspects doivent être conformes aux exigences du RNQ. Cela signifie que l’organisme doit être en mesure de fournir des preuves concrètes de la bonne gestion de la qualité sur toute la période de certification.
L’audit de renouvellement est donc beaucoup plus exigeant que l’audit de surveillance. Il nécessite une préparation rigoureuse, car il détermine si l’organisme de formation pourra conserver sa certification Qualiopi ou non. Un écart majeur non corrigé pourrait en effet entraîner la suspension ou la perte de la certification. Pour éviter cela, il est important de mettre en place des processus efficaces dès le départ, et de les maintenir tout au long de la période de certification.
Différences majeures entre l’audit de surveillance et l’audit de renouvellement
Bien que l’audit de surveillance et l’audit de renouvellement aient pour objectif commun de garantir la qualité des prestations d’un organisme de formation, ils se distinguent sur plusieurs aspects clés. D’abord, en termes de périodicité, l’audit de surveillance intervient environ 18 mois après la certification initiale, alors que l’audit de renouvellement se réalise tous les trois ans. La différence de temporalité entre ces deux audits implique des enjeux différents en termes de préparation et de suivi des actions correctives.
Ensuite, ces audits diffèrent par leur portée. L’audit de surveillance est un audit partiel, qui ne couvre qu’une partie des critères du Référentiel National Qualité. Il est principalement axé sur les points jugés critiques pour la continuité de la qualité au sein de l’organisme. En revanche, l’audit de renouvellement est un audit complet. Il implique une réévaluation globale des pratiques de l’organisme, avec un focus sur l’ensemble des critères du RNQ.
Enfin, les conséquences de ces audits varient également. L’audit de surveillance est avant tout un contrôle intermédiaire permettant de s’assurer que l’organisme est toujours sur la bonne voie. Si des écarts sont identifiés, l’organisme peut bénéficier d’un délai pour les corriger sans risquer de perdre immédiatement sa certification. À l’inverse, l’audit de renouvellement est déterminant pour le maintien ou non de la certification. Un écart non corrigé dans le cadre de cet audit pourrait entraîner la suspension ou la perte de la certification, ce qui aurait des conséquences directes sur la capacité de l’organisme à poursuivre son activité de formation. Vous pouvez suivre un accompagnement Qualiopi afin de vous assurer de ne pas louper ces audits !